Утверждены новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях

Приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года № 77 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Зарегистрировано в Минюсте России 06.09.2023 № 75119). Новые правила заменяют прежние, установленные приказом Министерства культуры Российской Федерации от
31 марта 2015 года № 526 и вступают в силу с 17 сентября 2023 года.

Правила устанавливают обязательные требования к хранению архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

В новых правилах конкретизированы нормы о создании архивных фондов, уточнены правила хранения электронных документов, требования к помещениям. В частности, дополнительно установлено, что для освещения помещения архива можно применять не только лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью, но и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, а также светодиодные светильники.

В самостоятельные разделы помещены правила проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов. Установлены обязательные требования в части согласования с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в сфере архивного дела субъекта Российской Федерации результатов экспертизы ценности, а именно - не только описей дел постоянного срока хранения и описей дел по личному составу, но и описей дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Приказом обновлены формы документов: описи электронных документов; итоговой записи к номенклатуре дел организации; акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению; акта о технических ошибках в учетных документах; акта конвертации электронных архивных документов.

В части, касающейся хранения электронных документов, правила устанавливают ее вариативность: с использованием системы хранения электронных документов (СХЭД) и (или) на физически обособленных носителях.

С правилами можно ознакомиться по ссылке: http://publication.pravo.gov.ru/document/0001202309060005